Preparar los contenidos para una página web consiste en reunir, antes de pedir presupuesto, los objetivos del sitio, sus usuarios, el inventario de páginas, los textos, las imágenes y los permisos de uso. Antes de redactar, conviene expresar cada necesidad indicando quién la tiene, qué necesita hacer y para qué, y después priorizarla, según Office for National Statistics. Ese trabajo permite que cada propuesta económica parta del mismo alcance y evita presupuestar páginas o materiales que todavía no están definidos.
Al terminar, podréis entregar un dossier con páginas previstas, contenidos disponibles, carencias, responsables y criterios de revisión. También podréis comparar presupuestos con mayor precisión y detectar si el coste cambia por redacción, fotografía, adaptación de documentos, accesibilidad o carga de contenidos.
Cerrad primero el inventario de páginas y materiales; después pedid presupuestos sobre ese alcance documentado.
Tabla de contenidos
- Qué debe conseguir la web y quién la va a utilizar
- Qué páginas y materiales conviene reunir antes del presupuesto
- Cómo preparar textos que puedan convertirse en páginas claras
- Cómo preparar imágenes, documentos y permisos de uso
- Qué entregar a la agencia para comparar propuestas sin malentendidos
- Preguntas frecuentes
Qué debe conseguir la web y quién la va a utilizar
Define las acciones principales
Concreta qué debe conseguir la web y quién la utilizará. La definición de necesidades puede resumirse en tres elementos: tipo de usuario, tarea que quiere realizar y resultado esperado.
Puedes crear una ficha por necesidad. En una asesoría, por ejemplo, un autónomo quiere comprobar si el servicio encaja con su situación, consultar precios orientativos y pedir una llamada; la web debe facilitar esas acciones, no acumular información sin función.
Ordena las necesidades por prioridad
Asigna a cada ficha una prioridad alta, media o baja. La asesoría priorizaría explicar sus servicios y facilitar el contacto antes que publicar noticias. Intentar incluirlo todo en la página de inicio suele producir una navegación confusa; cada bloque debe justificar qué acción ayuda a completar.
- Identifica los tipos de usuario principales.
- Anota una tarea concreta para cada uno.
- Define el resultado esperado.
- Asigna prioridad alta, media o baja.
- Revisa si cada bloque facilita una acción.
Qué páginas y materiales conviene reunir antes del presupuesto
Haz un inventario de páginas
Anota una fila por página: objetivo, público, material disponible, responsable, estado y necesidad de redacción, fotografía o diseño. Incluye funcionalidades —formularios, reservas y mapas—, idiomas, documentos descargables y conexiones con otras herramientas; todo puede alterar el alcance.
| Elemento que preparar | Preguntas que responde | Material mínimo | Si falta, qué puede ocurrir |
|---|---|---|---|
| Páginas | ¿Qué debe incluirse? | Nombre y objetivo | Presupuesto incompleto |
| Textos | ¿Qué se reutiliza? | Borradores y fuentes | Más horas de redacción |
| Imágenes y documentos | ¿Qué recursos requiere cada página? | Archivos y contexto | Diseño pendiente o sustituciones |
| Funcionalidades | ¿Qué debe poder hacer el usuario? | Requisitos y ejemplos | Cambios técnicos posteriores |
La agencia podrá distinguir las páginas cerradas de las tareas de producción aún abiertas.
Clasifica lo que ya existe y lo que falta
Separa cada elemento en «aprobado», «revisar», «producir» o «pendiente de permiso». Según Google Search Central, los textos deben estar organizados, actualizados y centrados en ayudar a las personas.
Ejemplo hipotético: una empresa de reformas tiene Inicio, Servicios, Proyectos, Empresa y Contacto. Servicios conserva una descripción antigua; Proyectos, fotografías; Empresa, ningún texto aprobado; y una galería carece de permiso de uso. El inventario indica qué reutilizar, producir y validar.
Cómo preparar textos que puedan convertirse en páginas claras
Escribe cada página para una decisión
Redacta o encarga cada página con una plantilla: propósito, titular provisional, problema que resuelve, prueba o explicación, llamada a la acción y datos que requieren actualización. El contenido debe ser original, mantenerse vigente y ayudar a tomar una decisión, no limitarse a atraer visitas.
- Define qué decisión debe facilitar la página y cómo comprobarás ese objetivo.
- Reúne la información imprescindible y elimina el contexto repetido para obtener un borrador breve y escaneable.
- Ordena titulares, párrafos y llamadas a la acción para que alguien entienda la oferta leyendo esos elementos.
- Marca responsables, fuentes y datos pendientes en una lista revisable antes de publicar.
- Contrasta el texto con el servicio real para evitar promesas imprecisas.
Escenario hipotético: una empresa de mantenimiento sustituye un texto genérico por servicios, zonas, tiempos orientativos y solicitud de visita. Si no confirma los plazos, los marca como pendientes, no como hechos.
Cómo preparar imágenes, documentos y permisos de uso
Asigna una función a cada imagen
Relaciona cada recurso con una página y una finalidad: explicar, identificar, orientar o decorar. En un registro incluye nombre del archivo, página prevista, función, autor o licencia, permiso confirmado, recorte necesario y texto alternativo.
En el escenario hipotético de una clínica, la foto del equipo lleva una descripción breve; el icono se marca como decorativo; y el gráfico de proceso incorpora una explicación completa o una versión textual. Si una imagen contiene texto promocional, entrega también ese contenido como HTML.
Revisa formatos, derechos y textos alternativos
Acompaña cada archivo con formato original, dimensiones aproximadas, versión para móvil si procede y confirmación de derechos de uso. Según Web Accessibility Initiative, W3C, el texto alternativo debe describir las imágenes informativas, quedar vacío en las decorativas e indicar acción, destino o contenido en las funcionales y complejas.
- [ ] Archivo y página previstos
- [ ] Función definida
- [ ] Autor, licencia y permiso comprobados
- [ ] Recorte y formato indicados
- [ ] Texto alternativo revisado
- [ ] Registro contrastado con alguien ajeno al proyecto
Qué entregar a la agencia para comparar propuestas sin malentendidos
Incluye el alcance y las restricciones
Entrega un briefing de una o dos páginas junto con el inventario. Resume objetivo principal, público, páginas previstas, materiales disponibles, integraciones, referencias, responsables, calendario deseado y requisitos legales o técnicos. Indica también qué queda fuera: traducciones, mantenimiento, fotografía, carga de productos o migración de datos, por ejemplo.
Comprueba que el paquete contiene:
- Mapa de páginas y prioridades.
- Textos, imágenes y documentos disponibles.
- Integraciones necesarias y cuentas existentes.
- Responsable de cada aprobación.
- Calendario deseado y fechas no negociables.
Separa lo decidido de lo que debe presupuestarse
Marca cada punto como «confirmado», «pendiente de decisión» o «a valorar por la agencia». Pide que la propuesta detalle entregables, carga de contenidos, rondas de revisión y materiales que debe aportar el cliente. En una tienda local, el mapa, los textos disponibles, las fotografías autorizadas, los productos iniciales, los requisitos legales y las integraciones permiten comparar propuestas sobre el mismo alcance. Si difieren mucho, revisa primero qué incluye cada una.
Preguntas frecuentes
¿Debo tener todos los textos terminados antes de contratar el desarrollo?
No, pero sí debes indicar qué páginas están listas, cuáles requieren revisión y cuáles habrá que redactar. Entrega, como mínimo, el mapa de páginas, los borradores existentes, las fuentes disponibles y el responsable de validar cada contenido. Así la agencia puede separar desarrollo, redacción y carga dentro del presupuesto.
¿Quién debería aprobar los contenidos de la web dentro de la empresa?
La aprobación debería corresponder a una persona con autoridad sobre el negocio y conocimiento suficiente del servicio, no a todo el equipo indistintamente. Designa un responsable principal y, si hace falta, revisores concretos para aspectos legales, técnicos o comerciales. Indica sus funciones y disponibilidad para evitar rondas indefinidas y decisiones contradictorias.
Antes de pedir presupuesto, reúne tres piezas: un inventario de páginas con prioridades, una clasificación de lo aprobado y lo pendiente, y un registro de imágenes, documentos, permisos y responsables. Distingue también el trabajo de desarrollo, redacción, diseño, carga y mantenimiento, porque cada partida puede modificar el alcance. Prepara un briefing breve y envíalo junto con los materiales para comparar propuestas sobre la misma base: Contactar con la agencia.